Klassenfahrt organisieren: So läuft der Schulausflug reibungslos

Egal ob im Lehramtsstudium oder mitten im Referendariat, du hast ganz bestimmt schon mal daran gedacht, wie wohl deine erste Klassenfahrt wird. Eine ganze Woche mit deiner Klasse hält bestimmt viel Spaß bereit, kann aber auch anstrengend werden. Umso wichtiger ist eine gute Vorbereitung. Damit dir die Planung gut gelingt, sind wir von Fit4Ref, wie auch in allen anderen Sachen rund um das Lehramt und Referendariat, für dich da. Bei uns erfährst du alles Wichtige zur Organisation und Finanzierung von Klassenfahrten. Darüber hinaus geben wir dir viele nützliche Tipps, damit deine erste Klassenfahrt garantiert ein Erfolg wird.

Früher oder später bist auch du an der Reihe, eine ereignisreiche und angemessene Klassenfahrt für deine Klasse zu organisieren. Meistens informiert dich deine Schule schon am Anfang des Schuljahres über eine anstehende Klassenfahrt. Dann solltest du auch gleich mit der Vorbereitung beginnen – je früher du mit der Planung startest, desto besser! Du musst dir nämlich erst einmal ein paar Genehmigungen einholen, ehe es überhaupt ans Handfeste geht. Zum Beispiel muss die Klassenfahrt von der Schulleitung als Schulveranstaltung für deine Schüler*innen und als Dienstreise für die Lehrer*innen zugelassen werden. Informiere dich zudem unbedingt im Vorfeld über etwaige Sonderregelungen deiner Schule. Sonst könnte es ein böses Erwachen kurz vor der Abfahrt geben.

Eine der wichtigsten Fragen bei der Planung deiner Klassenfahrt ist: Wo soll es eigentlich hingehen? Deine Klassenfahrt steht und fällt mit einem wohlüberlegten Reiseziel. Es sollte nicht nur den Vorgaben deiner Schule gerecht werden, sondern idealerweise auch zum durchgenommenen Unterrichtsstoff passen.

Die Kosten für die Anreise, die Unterbringung und die Verpflegung sollten innerhalb deines und des Budgets deiner Schule bleiben. Wähle dementsprechend ein Reiseziel, für das die Kosten eher überschaubar sind. Wenn das Reiseziel für deine Klassenfahrt feststeht, musst du auch dafür eine Erlaubnis deiner Schule einholen.

Für Grundschulen empfehlen sich eher lokale, kleinere Ziele, die leicht zu erreichen sind. Gerade bei jüngeren Schüler*innen ist es sinnvoll, wenn ein Elternteil im Notfall vorbeikommen kann. Mit Grundschulklassen kannst du zum Beispiel ein nah gelegenes Naturschutzgebiet oder generell umliegende Wälder besuchen, um mehr Bewusstsein für die Natur zu schaffen. Nimmst du beispielsweise mit deinen Schüler*innen das Leben auf dem Bauernhof und die dazugehörigen Tiere durch, kannst du das ebenso als Inspiration für dein Reiseziel nutzen. Eine Pension auf dem Land, die entweder Teil eines Bauernhofs ist oder viele Bauernhöfe in ihrer Nähe hat, ist dann die perfekte Wahl. Hier können deine Schüler*innen all die Tiere, über die sie im Unterricht etwas gelernt haben, aus erster Hand kennenlernen.

An weiterführenden Schulen kann es schon etwas weiter weg oder sogar in ein anderes Land gehen. Unser Tipp: Passe das Reiseziel an Themen aus dem Unterricht an, sodass der Unterricht auch außerhalb des Klassenraums weitergeht. Bist du zum Beispiel Erdkundelehrer*in und in dem aktuellen Schuljahr geht es um geologische Besonderheiten, dann suche ein dazu passendes Reiseziel aus. Wie wäre es zum Beispiel mit dem Vesuv in Italien, um einen Blick in einen echten Vulkankrater zu werfen? Besonders Städtereisen lassen sich super mit den Fächern Geschichte, Sachkunde, Kunst oder Musik verbinden. Mit älteren Klassen kannst du große Städte wie Hamburg, Berlin oder München besuchen. Für eine Abschlussfahrt bieten sich Reiseziele wie London, Paris oder Wien an. Je nachdem, wo es hingeht, kannst du deine Schüler*innen natürlich auch in die Planung einbeziehen und gemeinsam Ideen sammeln.

Bei der Wahl der Aktivitäten für deine Schüler*innen solltest du dich in erster Linie nach deren Alter richten. Was haben sie für Interessen? Welche Aktivitäten kommen überhaupt infrage? Es versteht sich von selbst, dass du mit Grundschüler*innen ein anderes Programm planen musst als mit einer Abiturklasse.

Wir haben jedoch ein paar Tipps für dich, die du immer berücksichtigen kannst. Zum einen sollten die Aktivitäten möglichst zum aktuellen Unterrichtsstoff passen. In einer großen Stadt kannst du mit deiner Klasse Geschichte hautnah erleben, indem ihr historische Viertel und vor allem Museen besichtigt. In München ist zum Beispiel das Deutsche Museum ein Muss. Viele sportliche Aktivitäten sind zudem für alle Altersgruppen geeignet. Ein Ausflug in eine Kletterhalle, Rafting, Kanufahrten und vieles mehr tragen zusätzlich zum sozialen Miteinander deiner Schüler*innen bei.

Andererseits solltest du dir nicht zu viel Programm vornehmen. Achte darauf, dass es jeden Tag genug Zeit gibt, damit sich deine Schüler*innen erholen können. Plane die gemeinsamen Aktivitäten so, dass sie mit allen Mahlzeiten kompatibel sind. Bei Tagesausflügen sollte es beispielsweise für jede*n Schüler*in ein Lunchpaket geben.

Wenn es um das Thema Klassenfahrt geht, müssen die Eltern deiner Schüler*innen rechtzeitig in die Planung einbezogen werden. Das gilt vor allem, wenn die Schüler*innen jünger und minderjährig sind. Sobald ein grobes Konzept für deine Klassenfahrt steht, informiere die Eltern ausführlich und möglichst informativ im Rahmen eines Elternabends über dein Vorhaben. Stelle dabei dein Reiseziel vor, gib einen Überblick über die zu erwartenden Kosten, informiere über die Dauer der Klassenfahrt, beantworte aufkommende Fragen und nimm die Anmerkungen der Eltern auf. Der Termin sollte lange vor der eigentlichen Klassenfahrt stattfinden, damit die Eltern genug Zeit haben, sich über die Klassenfahrt Gedanken zu machen und ihr zuzustimmen. Idealerweise findet der Elternabend mindestens 6 Monate vor der Klassenfahrt statt.

Im Anschluss an den Elternabend solltest du einen ausführlichen Elternbrief verfassen. Der Brief sollte alle wichtigen Rahmeninformationen zur Klassenfahrt enthalten. In den Elternbrief gehören beispielsweise Details wie die Art des Transports, der Name der Unterkunft und die Kosten. Darüber hinaus kannst du mit dem Elternbrief eine schriftliche Einverständniserklärung der Eltern bezüglich der Teilnahme ihres Kindes an der Klassenfahrt und der Übernahme der Kosten einholen. Bereite zudem ein Formular vor, in dem Eltern mögliche Allergien, Unverträglichkeiten und Erkrankungen eintragen können. Fertige den Elternbrief möglichst bald nach dem Elternabend an, wenn die Planung für die Klassenfahrt steht.

Eine große Hilfe für deine Schüler*innen und ihre Eltern ist eine Packliste. Sie sollte alle grundlegenden Utensilien für eine Reise beinhalten, wie Kleidung, wichtige Dokumente, Kosmetika und, wenn nötig, Medikamente. Falls du besondere Aktivitäten planst, für die deine Schüler*innen bestimmte Utensilien selbst mitbringen sollten, so setze auch diese auf die Packliste. Schreibe alles auf, was gerne vergessen wird, damit keiner deiner Schüler*innen gleich zu Beginn der Fahrt in die Bredouille gerät.

Bei der Finanzierung der Klassenfahrt gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Informiere dich bei der Schulleitung, welche Art der Finanzierung ist an deiner Schule gängig ist und welche Sonderregelungen es gibt. Wenn die Eltern die wesentlichen Kosten übernehmen, informiere sie ausführlich über die einzelnen Posten, damit sie die Kosten genau nachvollziehen können.

Auch Schüler*innen aus einkommensschwachen Haushalten sollten natürlich genauso wie ihre Mitschüler*innen an einer Klassenfahrt teilnehmen können. Informiere dich bei der Schulleitung frühzeitig, ob z. B. eine Ratenzahlung möglich ist oder ob die Kosten eventuell sogar aus anderen Fonds gezahlt werden können. Hat deine Schule einen Förderverein, der einen Teil der Fahrt finanzieren kann? Zusätzlich gibt es auch noch Kinderzuschläge für Eltern, wie den Beitrag zur Bildung und Teilhabe, mit denen genau solche Fahrten finanziert werden können. Planst du eine Fahrt nach Berlin und nimmst mit deiner Klasse an einer Info-Veranstaltung im Bundestag teil, kannst du sie durch Zuschüsse deines oder deiner Abgeordneten finanzieren. Das ist allerdings erst ab der 9. Klasse möglich.

Eine weitere Finanzierungsmöglichkeit stellt natürlich die Klassenkasse dar. Um zusätzliche Angebote auf der Klassenfahrt wahrzunehmen, kann sie im Vorfeld mit vielen Aktionen aufgebessert werden. Von der Organisation eines kleinen Bühnenstücks über einen Flohmarkt bis hin zum simplen Kuchenverkauf an der Schule findest du gemeinsam mit deinen Schüler*innen bestimmt ein Projekt, an dem alle Spaß haben. Ihr könnt auch bei einem Schulfest Spenden sammeln oder bei lokalen Firmen anfragen, ob sie einen Teil eurer Klassenfahrt sponsern.

Damit du bei der Planung deiner Klassenfahrt auch nichts vergisst, haben wir dir eine Checkliste erstellst.

Wenn es um Klassenfahrten geht, musst du gerade als junge*r Lehrer*in stets den Überblick behalten. Eine gute, frühzeitige Planung und übersichtliche Checklisten sind hier der Schlüssel. Wähle ein angemessenes Reiseziel, plane das Programm der Klassenfahrt passend zu den Unterrichtsthemen und informiere sowohl die Schüler*innen als auch ihre Eltern rechtzeitig über die Rahmenbedingungen. Halte deine Schüler*innen und ihre Eltern außerdem immer auf dem Laufenden, falls es Änderungen gibt. Gerade bei deiner ersten Klassenfahrt kannst du bei Bedarf deine Kolleg*innen um Hilfe bitten, die schon einige Erfahrungen mit Klassenfahrten haben. Aber am wichtigsten: Verliere den Spaß am Lehren nicht, auch wenn es auf Klassenfahrt ein 24-Stunden-Job ist.